Wezwanie do zapłaty

Problem związany z nieterminowym opłacenie faktur dotyka coraz szersze grono przedsiębiorców, zwłaszcza w sektorze małych i średnich firm. Zanim jednak podejmiemy radykalne kroki, powinniśmy skierować do dłużnika wezwanie do zapłaty. Prawdopodobnie dłużnik po otrzymaniu wezwania do zapłaty, zdecyduje się na szybką spłatę należności, aby uniknąć niechcianych, dodatkowych kosztów windykacyjnych. W dalszej części artykułu opisujemy, czym jest wezwanie do zapłaty oraz jak je napisać? Jakie mamy rodzaje wezwań do zapłaty oraz jak skutecznie odzyskać swoje pieniądze stosując wezwanie do zapłaty?

Czym jest wezwanie do zapłaty? 

Wezwanie do zapłaty to pismo skierowane do nierzetelnego kontrahenta w celu odzyskania pieniędzy za nieopłacone faktury. Jest to prawdopodobnie ostatni krok jaki możemy wykonać podczas windykacji na etapie polubownym. Zastosowanie wezwania do zapłaty często pozwala uniknąć dodatkowych kosztów związanych z przeprowadzeniem windykacji na etapie sądowym.
Jednak co jest najbardziej istotne dla przedsiębiorców, takie działanie pozwoli nam zaoszcędzić cenny czas, w przypadku gdy dłużnik zdecyduje się na uregulowanie należności po zastosowaniu wyłącznie wezwania do zapłaty.

Jak wysłać wezwanie do zapłaty? Dokument zawierający roszczenie, możemy być dostarczony przez samego wierzyciela, pełnomocnika, kancelarię windykacyjną, bądź firmę windykacyjną.

Jak powinno wyglądać wezwanie do zapłaty? Możemy się spotkać z kilkoma rodzajami wezwań do zapłaty. Wszystko zależy od tego na jakim etapie windykacji należności jesteśmy. Samo wezwanie do zapłaty nie ma odgórnie określonego formatu, także może przybrać rożne postaci. 

Jakie elementy powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

• Dane dłużnika oraz dane wierzyciela;
• Data i miejsce sporządzenia dokumentu;
• Podstawa wierzytelności;
• Kwota do zapłaty;
• Termin spłaty długu;
• Dane kontaktowe wierzyciela;
• Informacja o skutkach braku ze strony dłużnika;
• Czytelny podpis wierzyciela.

Warto pamiętać, żeby wezwanie do zapłaty było skuteczne i zmobilizowało naszego dłużnika do spłaty długu powinno być napisane językiem oficjalnym i stanowczym.

Jakie są rodzaje wezwań do zapłaty?

Tak jak już wspomnieliśmy, znajdziemy kilka formatów wezwań do zapłaty. Każdy z nich stosowany jest na innym etapie windykacji długów. 

Rozróżniamy wezwania do zapłaty tj.:

• Zwykłe wezwanie do zapłaty – jest to pierwsze wezwanie do zapłaty, które powinniśmy przesłać do dłużnika. Ma ono za zadanie przypomnieć o upłynięciu terminu płatności faktury, o ile wcześniejsze działania podjęte w celu windykacji polubownej (monity), nie przyniosły oczekiwanych rezultatów. Pierwsze wezwanie do zapłaty może, ale nie koniecznie musi zawierać konkretnych ostrzeżeń, dotyczące braku spłaty długu w wyznaczonym terminie (np. odsetki za niepłacenie w terminie, wpisanie do rejestrów dłużników, sprzedaż długu). Po dostarczeniu zwykłego wezwania do zapłaty, możemy ponowić działanie, z tym, że na nowym dokumencie należy wpisać nowy termin płatności. 

• Przedsądowe wezwanie do zapłaty - jest to dokument sporządzony na wzorze zwykłego wezwania do zapłaty, z tym że na nim oprócz nowego terminu spłaty, z zastrzeżeniem, że rozważamy skierowanie długu na drogę postępowania sądowego.
• Ostateczne wezwanie do zapłaty - jest to pismo, które dalej dobrowolnie umożliwia spłatę długu przez nierzetelnego kontrahenta oraz rozstrzygnięcie sprawy na etapie polubownym. Rozróżniamy w nim to, że wierzyciel wierzyciel wskazuje w nim ostatnią próbę polubownego dogadania się. W przypadku gdy dłużnik nie zareaguje na ostateczne wezwanie do zapłaty ani nie ureguluje długu w podanym terminie, sprawa windykacyjna zostaje skierowana na drogę postępowania sądowego, a kwota długu powiększona o koszty procesowe.

Ostateczne wezwanie do zapłaty tak jak i przedsądowe wezwanie do zapłaty nie różni się od siebie niczym pod względem prawnym. Układ oraz treść pisma pozostaje więc kwestią względną, a obydwa dokumenty możemy zastosować jako ostatni krok podczas windykacji na etapie polubownym.
Odmienna nazwa ma w niektórych przypadkach jedynie wywrzeć dodatkowy wpływ na nierzetelnym dłużniku.

Jeśli dłużnik zignoruje te pisma, wierzyciel może skierować sprawę do sądu. Podczas procesu sądowego obydwa wezwania do zapłaty posiadają tę samą wartość dla postępowania.
Albowiem są dowodem na to, że wierzyciel podjął konieczną próbę polubownego załatwienia sprawy.
Liczba dostarczonych wezwań do zapłaty oraz ich nazewnictwo nie odgrywają już tak dużej roli.


W jaki sposób powinniśmy dostarczyć przedsądowe wezwanie do zapłaty? Otóż najlepiej pismo wysłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Wtedy mamy potwierdzenie, że dokument został dostarczony i odebrany przez nierzetelnego kontrahenta. 

Przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty – jest to dokument przesyłany po uzyskaniu sądowego nakazu zapłaty, za nim skierujemy sprawę do komornika egzekucyjnego. Daje to dłużnikowi szansę na uniknięcie postępowania egzekucyjnego oraz związanych z nim kosztów.

Kiedy należy wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Cały proces windykacyji składa się z kilku etapów. Najpierw wysyłamy w stronę dłużnika przypomnienie o nieuregulowanej fakturze za pomocą tzw. monitów. Jeśli nasze działania nie przynoszą oczekiwanych rezultatów możemy zastosować przedsądowe lub ostateczne wezwanie do zapłaty.

Przepisy prawa nie mówią nam ile wezwań do zapłaty powinniśmy wysłać do dłużnika. Jednak spotykamy się z pewnymi standardami, które mówią, że od 2 do 3 wezwań do zapłaty, powinny jak najbardziej wystarczyć. Jeżeli po trzech pismach dłużnik wciąż nie reaguje, to nie ma co tracić bezsensownie czas.
W końcu wysyłanie nieskończoną ilość razy wezwań do zapłaty zupełnie mija się z celem.


Jeżeli dłużnik odpowie na nasze wezwanie do zapłaty, prosząc np. o rozłożenie długu na raty, wyznaczenie dłuższego terminu spłaty bądź umorzenia części zobowiązania sytuacja znacząco się zmienia. Jednak nie zapomnij o ostrożności, może się zdarzyć tak, że dłużnik zwyczajnie pogrywa z nami i gra na zwłokę. Może chcieć doprowadzić do przeterminowania roszczenia.
Dlatego zawsze trzeba przeanalizować okoliczności, które wskazuje dłużnik, aby uzasadnić swoją prośbę.

Jeżeli dłużnik – przykładowo – wskazuje konkretną datę, w której będzie dysponował gotówką niezbędną do pokrycia całości należności wobec wierzyciela, wówczas warto zastanowić się nad przychyleniem się do niej. 

Zaś w przypadku braku odpowiedzi na przedsądowe wezwanie do zapłaty, możemy śmiało skierować sprawę do sądu.
Najważniejszym elementem przedsądowego wezwania do zapłaty jest poinformowanie dłużnika o konsekwencjach, jakie mogą go spotkać w przypadku nie uregulowania swoich zaległości.

Pamiętaj aby przedsądowe wezwanie do zapłaty zwane również ostatecznym wezwaniem do zapłaty wysłać listem poleconym. Potwierdzenie doręczenia dokumentu będzie niezwykle istotne podczas sprawy sądowej. Aczkolwiek list polecony nie jest jedyną opcją dostarczenia przedsądowego wezwania do zapłaty. Możemy posłużyć się między innymi również pocztą elektroniczną lub wiadomością SMS.
Niezależnie od tego, w jakiej formie wierzyciel dostarczy wezwanie do zapłaty dłużnikowi, powinien posiadać kopię oraz potwierdzenie wysłania.

Korzyść związane z wysłaniem wezwania do zapłaty

Wezwanie do zapłaty niesie za sobą szereg korzyści z nich wynikających. Otóż jest to jeden z najprostszych sposobów na odzyskanie długu, zaliczany jest do windykacji polubownej. Przeważnie samo dostarczenie wezwania do zapłaty i opisanie w nim konsekwencji między innymi skierowanie sprawy do sądu i obarczenie dłużnika wyższymi kosztami, które będzie musiał ponieść, mobilizuje dłużnika na tyle, że jest bardziej skłonny do zapłaty za zaległe należności.

Kiedy możemy wysłać pierwsze wezwanie do zapłaty? Już po upływie jednego dnia możemy zastosować wezwanie do zapłaty do nieterminowego kontrahenta. Jeżeli nie wykonamy tego w odpowiednim czasie dług może ulec przedawnieniu.

Skuteczne wezwanie do zapłaty

Wiesz już, jakie elementy powinno zawierać wezwanie do zapłaty. Ich zamieszczenie w treści pisma pozwoli mieć pewność, że zostało ono sporządzone prawidłowo. Jednak w jaki sposób należy wysłać wezwanie do zapłaty aby było skuteczne?

Nie zaskoczymy tu nikogo mówiąc, że wezwanie do zapłaty wysłane przez profesjonalną firmę windykacyjną bardziej skłoni dłużnika to uregulowania należności, niż w przypadku wysłania samodzielnego wezwania do zapłaty.

Ile kosztuje wysłanie wezwania do zapłaty przez firmę windykacyjną? Cena za wysłanie wezwania do zapłaty przez prawnika z programu windykacja-online, kosztuje jedyne 99 zł. netto.

Jako firma windykacyjna posiadamy nieszablonowe i skuteczne wezwania do zapłaty napisane oficjalnym, prawniczym językiem, które pomogą w odzyskaniu Twoich należności. 

Wezwanie do zapłaty - podsumowanie 

Wezwanie do zapłaty to pismo w którym wierzyciel kieruje prośby do dłużnika o uregulowania nieopłaconych należności. Nie ma odgórnie napisanej zasady ile wezwań do zapłaty powinniśmy dostarczyć dłużnikowi, standardem można określić wysłanie 3 wezwań do zapłaty.

Wezwania do zapłaty zaliczają się do windykacji na etapie polubownym, jednak jest to ostatni krok przed pójściem do drogę postępowania sądowego. Przeważnie skierowanie wezwania do zapłaty jest wstępem do dochodzenia świadczenia na drodze postępowania sądowego.

 W wezwaniu należy jasno wskazać stosunek prawny, z którego wynika zaległość. Przeważnie będzie to niezapłacony rachunek bądź faktura za dostarczone towary lub usługi. W wezwaniu do zapłaty należy także wskazać termin na jego spełnienie oraz podać numer rachunku bankowego, na który dłużnik powinien wpłacić kwotę zaległości.

Chciałbyś wysłać wezwanie do zapłaty przez profesjonalną firmę windykacyjną? Zleć windykację na windykacja-online i odzyskaj swoje pieniądze.