Zajmujesz się zawodowo księgowością lub jesteś osobą zajmującą stanowisko kierownicze w firmie?
Warto zatem, abyś znał co najmniej podstawy skutecznego prowadzenia windykacji.
Dowiedz się, jakie sposoby są wykorzystywane w tym celu przez naszą kancelarię prawniczą.
Możesz ufać, że stosujemy skuteczne metody, gdyż dotychczas pozwoliły nam one zakończyć sukcesem około 80% wszystkich postępowań.
Większość z nich znalazła swój finał bez konieczności wnoszenia postępowania na drogę sądową.
Zapoznaj się z naszym podejściem do windykacji dla księgowych.
Przede wszystkim należy dążyć do porozumienia
Niezmiennie wychodzimy z założenia, że nawet najtrudniejsze długi można odzyskać polubownymi technikami.
Wyspecjalizowaliśmy się zatem w miękkich metodach windykacji, których zadaniem jest odzyskanie należności w drodze porozumienia z dłużnikiem.
Rozpoczynamy zwykle od dostarczenia na jego adres mailowy przypomnienia o przeterminowanej fakturze.
Wysyłamy równocześnie cykliczne monity smsowe oraz podejmujemy próby kontaktu telefonicznego.
Oprócz tego przesyłamy do nierzetelnego klienta pismo, przygotowane na papierze firmowym naszej kancelarii.
Na tym etapie treść tego typu wiadomości przyjmuje życzliwą formę, bez stosowania jakichkolwiek gróźb.
W jaki sposób prowadzimy negocjacje?
Jeżeli monity przypominające nie przyniosą zakładanego rezultatu, wtedy konieczne jest podjęcie negocjacji z dłużnikiem.
Jest to w naszej opinii najtrudniejszy etap miękkiej windykacji, wymagający sporego wyczucia i doświadczenia.
Przede wszystkim negocjacje powinny skupiać się na rozpoznaniu przyczyn braku płatności przez dłużnika.
Niezwykle przydatna pod tym kątem jest znajomość mechanizmów psychologicznych.
Nierzetelni kontrahenci zwykle stosują bowiem różnego typu techniki manipulacyjne:
* przekonują, że dokonali już przelewu, a za opóźnienie jest odpowiedzialny bank,
* twierdzą, że dokonają płatności w najbliższym czasie, kiedy tylko otrzymają przelew od swojego klienta,
* próbują się tłumaczyć natłokiem bieżących obowiązków w firmie,
* zgłaszają zastrzeżenia odnośnie realizacji zamówienia.
Aby dowiedzieć się jakie są rzeczywiste przyczyny nieopłacenia faktury sprzedażowej, trzeba pamiętać o zachowaniu przyjaznej atmosfery podczas prowadzonych negocjacji.
Dłużnik nie może odnieść wrażenia, że windykator próbuje wymusić na nim przekazanie tego typu informacji.
Rozmowa powinna być zatem oparta na zasadzie dialogu i zaufania. Wówczas szanse na odzyskanie długu są zdecydowanie większe.
Na podstawie wiedzy uzyskanej w wyniku negocjacji, warto zaproponować dłużnikowi dogodną dla niego formę spłaty zadłużenia.
Zalecamy opracowanie harmonogramu w formie kalendarza wpłat.
Dokument tego typu może przyjąć postać aktu notarialnego, co znacząco ułatwi ewentualne ubieganie się o zwrot długu przed sądem.
Krajowe bazy dłużników
W przypadku nieskuteczności lub braku możliwości podjęcia negocjacji, warto zdecydować się na zamieszczenie danych nierzetelnego kontrahenta w krajowych rejestrach dłużników.
Do najpopularniejszych z nich należy Krajowy Rejestr Dłużników Biura Informacji Gospodarczej oraz BIG Info Monitor.
Kiedy dane dłużnika znajdą się w tego typu miejscach, wówczas dowiedzą się o tym fakcie instytucje kredytowe i ubezpieczeniowe.
Wiedząc o braku wypłacalności danego podmiotu, nie zechcą zawrzeć z nim umowy. Z dużym prawdopodobieństwem skłoni to zatem dłużnika do szybkiego zwrotu należności.
Ciągle wzrastającą popularnością cieszą się zarazem internetowe giełdy długów.
Są to serwisy umożliwiając dokonanie sprzedaży swojej wierzytelności innemu podmiotowi lub osobie fizycznej.
Dzięki temu zyskujemy możliwość szybkiego odzyskania części swojej należności.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty
Aby odzyskać należność od swojego kontrahenta bez stosowania metod twardej windykacji, warto również sporządzić przedsądowe wezwanie do zapłaty.
Jest to dokument informujący dłużnika o tym, jakie konsekwencje poniesie w razie dalszego braku płatności (wniesie sprawy do sądu i naliczenie odsetek).
W przedsądowym wezwaniu do zapłaty powinien zostać także wskazany m.in. ostateczny termin wniesienia płatności, numer zaległej faktury, daty i miejsce wystawienia wezwania, a także kwota należności wraz z odsetkami.
Wezwanie powinno zostać dostarczone do dłużnika pocztą – najlepiej w formie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
Dzięki temu nie będzie mógł on stwierdzić przed sądem, że nie otrzymał tego typu pisma.
Polskie prawo dopuszcza możliwość dostarczenia przedsądowe wezwania pocztą elektroniczną.
Aby było to jednak możliwe, zapis taki powinien znaleźć się w pisemnej umowie zawartej z klientem.
Lepiej nie dopuszczać do konieczności windykacji
Stare porzekadło głosi, że lepiej zapobiegać niż leczyć. Prawda ta ma uzasadnienie również odnośnie windykacji dla księgowych.
Należy zatem zawsze pamiętać o zawierania pisemnej umowy ze swoimi kontrahentami oraz – jeżeli to możliwe – zawrzeć w niej zapis o terminie opłacenia faktury oraz konsekwencjach opóźnienia.
Dowodem w sprawie windykacyjnej mogą być również formularze zamówienia, rachunki czy też treść korespondencji mailowej z klientem.
