Jak odzyskać należności za fakturę?

Każda działalność gospodarcza wiąże się z ryzykiem, że trafimy na kontrahenta, który nie ureguluje powstałej należności na czas. Zapewne będzie wtedy wymyślał tysiące różnych powodów tego, że faktura nie została zapłacona. Najczęstsze z nich to chwilowa utrata płynności finansowej, urlop osoby odpowiedzialnej za wykonywanie przelewów czy awaria banku, z którego płatność miała zostać wykonana. 

Prawda w większości przypadków jest jednak taka, że dłużnik po prostu nie chce nam zapłacić i liczy na to, że po prostu odpuścimy sprawę. Albo ma nadzieję, że będziemy tak długo zwlekać, aż wystawiona faktura ulegnie przedawnieniu. Warto przy tym wiedzieć o tym, że brak płatności za fakturę nie zwalnia nas z konieczności zapłaty podatku dochodowego oraz VAT.


Lepiej zapobiegać niż żałować 


Aby nigdy nie mieć problemów z odzyskaniem należności za fakturę, warto pamiętać o podstawowych działaniach prewencyjnych. Przede wszystkim zawsze zawierajmy pisemną umowę ze swoim kontrahentem. Powinna ona obejmować takie informacje jak dane osobowe obu stron transakcji, nazwy i adres firm, numery NIP, przedmiot zawarcia umowy, czas wykonania usługi lub dostarczenia towarów, sposób i termin płatności, a także numer rachunku bankowego, na który zostanie przesłane wynagrodzenie. 


Nie zapominajmy także o tym, aby przed podjęciem współpracy zweryfikować ogólnodostępne bazy dłużników. Jeżeli dana firma widnieje na liście, wtedy lepiej sobie odpuścić zawarcie z nią współpracy.


Ryzyko problemów z otrzymaniem płatności za fakturę zmniejszymy także wtedy, kiedy po zrealizowaniu usługi podpiszemy protokół odbiorczy. Będzie to wiarygodny dowód na to, że faktycznie wykonaliśmy zleconą nam pracę. Łatwiej jest także udowodnić ten fakt przed sądem wtedy, gdy przebieg współpracy został zarejestrowany – na przykład w postaci wiadomości mailowym czy nagrań telefonicznych. Zdołamy poza tym zmotywować kontrahenta do terminowej płatności, jeżeli na fakturze znajdzie się nota prewencyjna. Stanowi ona czytelną informację o tym, że w razie opóźnień zostanie wszczęte postępowanie windykacyjne.


Ponaglenie lub monit przypominający 


Zanim skierujemy się na drogę sądową, warto wysłać do dłużnika grzeczne przypomnienie o przekroczonym terminie płatności. Ponaglenie nie zawiera jeszcze informacji dotyczących konsekwencji dalszego braku przelewu. Jest więc najłagodniejszą formą negocjacji z klientem – przypomnienie może być wysłane zarówno mailem, jak i wypowiedziane podczas rozmowy telefonicznej.


Nieco ostrzejszą formę postępowania przedwindykacyjnego stanowi przedsądowe wezwanie do zapłaty. W większości przypadków monit taki będzie musiał zostać przesłany pocztą, za pomocą listu poleconego lub przesyłki z potwierdzeniem odbioru. 

Dzięki nowelizacji ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczej i wymianie danych gospodarczych, został wprowadzony jeden wyjątek. Dotyczy on sytuacji, kiedy możliwość przesłania elektronicznego wezwania do zapłaty została ujęta w zapisach umowy. Zmienił się również przepis dotyczący terminu wpisania nierzetelnego kontrahenta na listę dłużników biura informacji gospodarczej. Okres ten został skrócony z 60 dni do 30 dni, co powinno zmobilizować dłużnika do szybszej spłaty zobowiązania.


Jakie informacje powinno zawierać przedsądowe wezwanie do zapłaty? 


W treści przedsądowego wezwania do zapłaty powinny obowiązkowo znaleźć się takie dane jak:


  • wartość długu rozumiana jako kwota do uregulowania z tytułu wystawionej faktury,

  • dane osobowe i teleadresowe dłużnika oraz wierzyciela,

  • podstawa prawna ubiegania się o odzyskanie należności (numer faktury oaz data wystawienia tego dokumentu),

  • ostrzeżenie o konsekwencjach, jakie poniesie dłużnik w przypadku dalszej zwłoki (zwłaszcza informacja o rozpoczęciu naliczania odsetek, a także możliwości wniesienia sprawy na drogę sądową),

  • metodę zapłaty oraz ostateczny czas uregulowania długu,

  • miejscowość sporządzenia wezwania, datę, a także podpis osoby sporządzającej dokument.


Możliwe jest także przesłanie do dłużnika noty odsetkowej. Dokument taki powinien zawierać kwotę naliczonych odsetek za zwłokę, a także numer rachunku, na który chcemy otrzymać pieniądze oraz czas wysłania przelewu. 



Co zrobić, jeżeli dłużnik nadal nie płaci? 


W przypadku dalszego braku uregulowania płatności, warto zwrócić się po pomoc do profesjonalnej firmy windykacyjnej. W pierwszej kolejności zostanie do nierzetelnego kontrahenta przesłane pismo, sporządzone przez prawnika. Zazwyczaj dokument taki jest przez dłużników odbierany bardzo poważnie i decydują się oni na spłatę zobowiązania. Jeżeli jednak i to nie przyniesie skutków, wówczas windykator rozpoczyna proces negocjacji. Mogą one przebiegać osobiście lub drogą telefoniczną. Pod warunkiem że wierzyciel wyraża taką zgodę, istnieje możliwość zaproponowania dłużnikowi atrakcyjnych dla niego warunków spłaty – np. w formie rat. Jeśli już wszystkie dotychczasowe formy zawiodą, pozostaje już tylko skierowanie sprawy do sądu.


Złożenie pozwu w e-sądzie 


Na szczęście nie musimy nawet wychodzić z domu, aby złożyć pozew w elektronicznym sądzie. W tym celu zakładamy konto i dokonujemy jego aktywacji. Wskazujemy powodów, czyli zwykle dane naszej firmy, podmiot nas reprezentujący, a także dane podmiotu pozwanego. Następnie szczegółowo opisujemy wszelkie dowody, które potwierdzają fakt, że nasza należność nie została uregulowana. Nie dołączamy żadnych plików w formie załącznika.


W dalszej kolejności wskazujemy listę roszczeń, które chcemy uzyskać. Jest to zwłaszcza kwota długu, należne nam odsetki oraz ewentualne odszkodowanie. Wskazujemy również termin zapłaty, podpisujemy elektronicznie pozew i regulujemy należność za jego złożenie (zwykle kilkadziesiąt złotych). Teraz pozostaje już tylko czekać na wyrok, który automatycznie uzyskuje klauzulę wykonalności. 

Jeżeli decyzja sądu będzie po naszej myśli, dłużnik będzie musiał opłacić nie tylko wszystkie należności o jakie zawnioskujemy, lecz także ponieść koszty postępowania sądowego. Jeśli tego nie zrobi, może się wtedy spodziewać interwencji komornika.